Pourquoi s’engager ?
L’engagement déontologique donne un gage de confiance aux prospects et aux clients, au niveau du caractère équilibré de la relation contractuelle, du traitement et la satisfaction de leurs besoins,et de la gestion ainsi que du règlement des problèmes.
L’engagement déontologique peut aussi être pris en considération dans des marchés publics (procédure négociée ou d’appels d’offres), parmi les critères de sélection ou d’attribution du marché. Il peut donc constituer un atout pour répondre à ces marchés.
Le prospect aura tendance à redoubler de prudence en traitant avec un fournisseur non signataire de la Charte, puisque cette charte comporte des principes de bon sens et que l’enregistrement « eTIC » est simple et gratuit.
Témoignages recueillis lors de l’événement ‘inter-eTIC’ du 10/02/2011 à Mons
Quel est le coût ?
Actuellement l’enregistrement est totalement gratuit et aucune cotisation annuelle n’est demandée.
Qui peut s’engager ?
Tout professionnel actif commercialement dans le domaine des TIC et s’adressant (notamment) au marché professionnel belge ou luxembourgeois peut s’engager à signer la Charte eTIC.
Ce professionnel peut être :
- une personne morale (dans ce cas, le signataire doit être une personne habilitée statutairement à engager la personne morale)
- une personne physique (un indépendant à titre principal ou à titre complémentaire)
Ne peuvent s’engager :
- Les acteurs économiques non actifs dans le domaine des TIC;
- Les acteurs économiques non immatriculés auprès des autorités publiques de leur pays ou ne disposant pas d’une immatriculation individuelle;
- Les acteurs n’ayant pas une activité commerciale (ainsi, depuis le 1/5/2009, les Associations Sans But Lucratif ne peuvent être enregistrées);
- Les acteurs ne prospectant pas le marché BtoB belge ou luxembourgeois.
- Les fournisseurs situés en France. Ils doivent s’enregistrer directement auprès du Secrétariat de la Charte eTIC France.
Comment s’engager ?
Pour être repris parmi les fournisseurs « eTIC », un formulaire d’engagement à respecter sans réserve la « Charte déontologique « eTIC » » doit être complété et signé, après avoir pris connaissance du Règlement (version complète du Règlement eTIC téléchargeable au format .pdf) régissant le fonctionnement de ce dispositif déontologique.
le formulaire d’enregistrement doit être retourné auprès du secrétariat, accompagné d’une copie de l’acte d’immatriculation de l’acteur économique auprès des autorités publiques de son pays (en Belgique, cette copie n’est pas nécessaire; il suffit d’indiquer sur le formulaire le numéro, à 10 chiffres, d’immatriculation auprès de la Banque Carrefour des Entreprises), et éventuellement des formulaires d’engagements « métiers » complémentaires (tel le formulaire d’enregistrement à l’engagement « mission conception de sites d’e-commerce », le formulaire pour l’engagement « missions d’e-marketing », ou encore le formulaire pour l’engagement « missions d’implémentation de progiciels de gestion : CRM, ERP, facturation électronique,…).
S’il y a été informé d’un jugement sur le fond défavorable au fournisseur pris par un Tribunal de commerce dans les 24 derniers mois, le secrétaire général est habilité à demander au fournisseur une attestation, émise par un organisme d’audit agréé, du respect de toutes les clauses de la Charte pour les contrats conclus par le fournisseur au cours des 6 derniers mois (audit nécessitant une vérification d’un échantillon aléatoire de contrats, mais aussi une vérification pratique, via une enquête auprès d’un échantillon représentatif de la clientèle). L’enregistrement est mis en attente jusqu’à obtention de cette attestation.
L’engagement à respecter la Charte court à partir de la date de signature du document. Il n’existe donc pas de procédure de contrôle ‘a priori’ du respect de la Charte, puisqu’il est concevable que le signataire ne respectait pas auparavant l’ensemble de ces principes, mais qu’il a décidé dorénavant d’abandonner ses « mauvaises » pratiques.
Par contre, un enregistrement peut être refusé, notamment :
- si les critères d’admission susmentionnés ne sont pas rencontrés (par exemple, si le signataire ne peut montrer qu’il est actif dans le domaine des TIC ou qu’il a déjà des professionnels belges ou luxembourgeois parmi ses clients / prospects)
- si un des renseignements communiqués via la formulaire s’avère inexact (par exemple, discordance avec les données reprises dans le registre national d’immatriculation)
- si le site Internet indiqué dans le formulaire apparaît inactif ou ne présente pas d’activité commerciale dans le secteur des TIC
- si le signataire n’accuse pas réception dans les 3 jours ouvrables à l’e-mail que lui adressera le Secrétariat.
Par ailleurs, outre une suspension / retrait du droit d’utilisation du logo en raison du non-respect du code déontologique, un enregistrement déjà attribué peut aussi se voir suspendu administrativement si :
- le signataire n’apporte pas la preuve, dans le mois après l’attribution du n° d’enregistrement, qu’il communique systématiquement à ses clients mais aussi aux prospects qu’il s’est engagé à respecter la Charte eTIC (cf clause « publicité » de la Charte »);
- le Secrétariat prend connaissance du non-respect de cette dernière clause (par exemple, absence de la mention de l’engagement « eTIC » dans un projet de contrat ou d’offre);
- un des renseignements communiqués via le formulaire s’avère inexact / non actualisé.
Retrait volontaire :
Un fournisseur signataire de la Charte eTIC peut décider, à tout moment (sauf en cas de constat d’irrégularité ou si une plainte est en cours d’instruction), de ne plus être lié par les engagements de la Charte eTIC pour tout contrat conclu ultérieurement.
Il suffit dans ce cas de le signaler par écrit au secrétariat de la Charte eTIC (un e-mail suffit, mais il doit émaner de la personne habilitée à engager l’entreprise). Le secrétariat, après vérification de l’absence de plaintes, confirmera le retrait de la liste et la fin de l’autorisation d’utiliser la marque collective « eTIC ».
Le fournisseur n’apparaîtra alors plus dans la liste des signataires de la Charte eTIC. Il figurera pendant un an dans la liste des retraits eTIC.
Le signataire restera engagé par la Charte eTIC vis-à-vis des clients existants (qui ont conclu avec lui antérieurement à cette date de retrait), y compris en cas de renouvellement, avenant ou extension de contrat (sauf si le fournisseur a explicitement informé son client, avant ce renouvellement / avenant, que « le contrat n’est plus couvert par le dispositif déontologique de la Charte eTIC »).