La Charte eTIC s’appuie sur une marque collective déposée au niveau du Benelux.
Une association de fait sans but lucratif gère ce dispositif déontologique sur base des valeurs définies pour la gouvernance de la Charte. Elle comporte 2 instances :
1. Le Conseil de surveillance:
Pour veiller au bon déroulement de ce dispositif déontologique, un Conseil de surveillance a été constitué, en rassemblant les différentes personnes morales qui ont souhaité parrainer moralement cette initiative.
Composition :
Le Conseil de surveillance est composé de personnes morales ayant une mission d’utilité publique (ou de représentation professionnelle reconnue), dans le secteur des TIC, qui se sont engagées moralement à parrainer ce dispositif déontologique.
Attributions :
Le conseil de surveillance a comme attribution :
- La gestion administrative et la défense de la marque collective «eTIC » déposée au niveau du Benelux, qu’il peut déléguer totalement ou partiellement à un de ses membres;
- La ratification de modifications à apporter à la Charte eTIC et au Règlement, ainsi que la ratification de protocoles de collaboration avec des structures officielles ou d’autres dispositifs déontologiques;
- La désignation / révocation d’un Secrétaire général (mandat de 2 ans maximum), chargé du secrétariat du Conseil, de la gestion du fichier des fournisseurs enregistrés « eTIC » au niveau Benelux, de la communication et de la promotion de la Charte eTIC, de l’établissement et le développement de partenariats, ainsi que de l’interface avec les secrétariats des Chambres du Comité eTIC et les autres dispositifs déontologiques partenaires (ex : « eTIC France »,…);
- La désignation de la manière d’organiser et répartir entre Chambres le secrétariat et le traitement des plaintes et la désignation des organismes qui en sont chargés;
- La désignation de représentants effectifs et suppléants, ou d’observateurs, au sein des Chambres du Comité eTIC (mandats de 2 ans maximum);
- L’approbation de l’adhésion de nouvelles personnes morales (le conseil peut aussi accepter comme observateur un représentant d’autres dispositifs déontologiques à l’étranger, avec qui un partenariat est noué) ;
- La prise de décisions structurelles (ou d’urgence, en substitution du Comité eTIC en cas de défaillance décisionnelle) nécessaires pour poursuivre le bon fonctionnement des opérations.
2. Le Comite eTIC
Pour accompagner plus au quotidien l’application de la Charte eTIC et notamment examiner les plaintes qui seraient émises en cas de non-respect de cette Charte par un ou plusieurs de ses signataires, un Comité « eTIC » est mis en place.
Composition :
Il est constitué de représentants des fournisseurs signataires de la Charte, de représentants des utilisateurs professionnels, et de représentants du Comité de Surveillance.
Le traitement de plaintes est actuellement réparti entre 2 Chambres autonomes (une Chambre francophone et une Chambre néerlandophone) pour examiner et trancher les plaintes, selon l’origine géographique des plaintes et/ou la langue de travail du plaignant. Un secrétariat distinct est désigné pour chaque Chambre.
Attribution :
Le Comité se forge une opinion sur le respect de la Charte (et des engagements complémentaires) ou le non-respect manifeste d’une ou de plusieurs clauses ou de l’obligation de publicité. Il n’a pas pour rôle de porter un jugement sur l’éventuel litige commercial, mais de prendre position par rapport à la Charte Déontologique et si nécessaire de prendre la décision de retirer le droit de faire référence à la marque déposée collective « eTIC » (voir décisions prises jusqu’à présent).
Un règlement intérieur spécifique précise le fonctionnement des Chambres du Comité.
Toutes les années impaires, un processus électoral est lancé auprès de l’ensembre des signataires de la charte eTIC afin de désigner démocratiquement des représentants.
Outre leur participation au Comité eTIC, ces représentants ont un rôle de représentation de la profession de prestataires de produits, services et conseils en TIC.
Collégialement, ces représentants peuvent s’appuyer sur leur mandat « d’élus eTIC » pour relayer des suggestions / avis vers les autorités et vers les médias.